Prosedur Pengadaan Barang & Jasa Bang Haji

PNPM-MPd Bang Haji

Prosedur pengadaan barang dan jasa ini meliputi penentuan kebutuan pengadaan, cara-cara pengadaan, prosedur pelelangan, cara pembuatan penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang serta pembuatan perjanjian, sebagai berikut :

1.    Rencana Pengadaan

Kebutuhan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan RAB, ditentukan terlebih dahulu oleh TPK, FT, dan masyarakat apakah barang dan jasa tersebut dapat dipenuhi oleh masyarakat setempat dari material lokal atau harus diadakan dari luar, pada waktu penyusunan RAB.

Pengadaan barang dan jasa mencakup :

1. Jumlah barang dan jasa.
2. Bahan fabrikasi atau bahan/material yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat kualitas atau kapasitas.
3. Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (dekat/jauh di lokasi kerja).
4. Penentuan harga dan penjual/pemasok (supplier/leveransir/agen)

2.    Cara Pengadaan

Cara pengadaan yang digunakan terdapat 2 macam, yaitu pengadaan barang dengan cara pengumpulan bahan langsung oleh masyarakat serta pengadaan barang dan jasa dengan cara dibeli/sewa dari pemasok, berikut :

A).  Pengadaan bahan dengan cara dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat sendiri. Pengadaan sejenis ini harus sudah direncanakan sejak penyusunan desain melalui musyawarah desa, selanjutnya dituangkan dalam formulir RAB dengan memberi keterangan pada kolom bahan.

Contoh : batu belah 800 m3 (dikumpulkan oleh masyarakat)

Syarat yang harus dipenuhi pada pengadaan bahan oleh masyarakat :

Ø  Lokasi bahan berada di desa terkait dari desa terdekat

Ø  Lahan material tidak dikuasai oleh pemasok atau individu/kelompok tertentu

Ø  Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK dengan menggunakan Formulir PTO - Form C : Sistem Upah Borong. Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Pengadaan oleh masyarakat tidak dikenai pajak apapun.

Ø  Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan dari masyarakat  dapat dibayar secara terpisah (mengikuti mekanisme pengadaan), dimasukkan biaya alat.

Contoh pada kegiatan diluar prasarana bisa dilakukan dengan cara tersebut di atas, misal pada kegiatan pekerjaan mebeler jika kayu dikumpulkan oleh masyarakat, sedang untuk pekerjaan pembuatannya bisa memakai sistem harian (Form B) atau upah borong (Form C)

b)   Pengadaan barang dan jasa dengan cara beli/sewa dari pemasok.

• Jika nilai barang/jasa kurang dari 15 juta rupiah, tidak harus pakai pelelangan tetapi cukup dengan membandingkan harga (comparative shopping) yang dibuktikan dengan dokumen hasil survei bahan dan alat dari minimal 3 pemasok (pada hasil survei barang pabrikasi dilengkapi dengan merk, ukuran dan data kualitas).  Dokumen hasil survei barang/alat dimaksud menjadi bagian tidak terpisahkan dari laporan pelaksanaan kegiatan.
• Jika nilai barang/jasa  ≥ 15 juta rupiah, maka pengadaannya dilakukan melalui proses pelelangan
• Yang dimaksud jumlah biaya pengadaan lebih atau kurang dari 15 juta rupiah adalah biaya bahan atau alat yang terdapat pada RAB mengikuti ketentuan:

Ditentukan berdasar jenis bahan yang biasa disediakan oleh para pemasok

Contoh :

v  Gabungan-1, batu dan pasir digabung karena dapat diadakan melalui pemasok-pemasok yang sama.

v  Gabungan-2, semen dan besi tidak digabung karena diadakan melalui pemasok-pemasok lain

v  Gabungan-3, batu, pasir, semen dan besi digabung karena dapat diadakan oleh pemasok yang sama

Pada pekerjaan diluar prasarana seperti pada paket meubeuler, jika TPK dan Panitia merencanakan untuk mendapatkan hasil jadi, dan contoh lainnya seperti pengadaan peralatan laboratorium sekolah, maka yang menentukan apakah perlu pelelangan atau tidak, adalah jumlah biayanya.

Bahan atau alat yang bersifat pelengkap atau sebagai alat bantu dapat dilakukan dengan perbandingan harga dari hasil survei, meliputi berbagai ukuran beserta kelengkapannya.

    Tidak boleh memecah paket pengadaan untuk tujuan menghindari pelelangan, 

            Khusus sewa alat, jika hasil survei membuktikan bahwa alat yang berasal dari pemerintah lebih murah dari swasta maka boleh dilakukan penunjukan walaupun harga lebih dari 15 juta, namun harga harus dikonfirmasi oleh FT-Kab (Form Hasil Survei Bahan/Alat). Perbandingan harga ini berdasar atas tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat yang sama,

Harga dari pemasok sudah termasuk pajak. Kewajiban menyetor pajak adalah tanggung jawab pemasok pemenang lelang. TPK tidak mengurus atau melaporkan pembayaran pajak.

Pada artikel sebelumnya telah dibahas prosedur pengadaan barang dan jasa yang meliputi Rencana Pelelangan dan Cara Pengadaan Barang. Pada artikel kali ini akan dibahas tentang Prosedur Pelelangan.

3).    Prosedur Pelelangan

Prosedur pelelangan meliputi cara penentuan pemasok, proses pelelangan, pembuatan penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang, dan pembuatan perjanjian. Selengkapnya diuraikan berikut :

a.      Penentuan Calon Pemasok

Dalam penentuan calon pemasok, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

1. TPK melakukan survei harga satuan serta calon pemasok yang diverifikasi  oleh FT-Kec  dan  FT-Kab  dimana  keduanya  harus melakukan survei harga satuan sebagai pembanding. Hasil akhir survei harga ini diketahui paling lambat pada proses desain.
2. Calon pemasok bisa juga tidak harus badan usaha yang biasa dikenal masyarakat serta berpengalaman sebagai pemasok, tapi yang penting harus sanggup dan dipercaya oleh masyarakat mempunyai kemampuan mengelolai bahan/alat dengan menggunakan tenaga dan kendaraan sendiri.  Bila jumlah pemasok masih dianggap kurang banyak (minimal 3 pemasok), atau jika pemasok tersebut dinilai belum mewakili, TPK dan Panitia harus mencari tambahan pemasok.
3. Calon pemasok diutamakan memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa;
4. Calon pemasok memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau.
5. Pada penyerahan penawaran, calon pemasok wajib membawa contoh barang yang ditawarkan.  Hal ini sangat membantu TPK dan atau Panitia  dalam pengendalian mutu bahan, dan membantu dalam penentuan pemenang. TPK dan Panitia harus minta contoh bahan sesuai spesifikasi yang ditentukan, contoh tersebut diberi keterangan oleh TPK.  Disimpan dengan baik di pos TPK.

b.    Proses Pelelangan

Untuk menentukan calon pemasok ini dipakai tiga pola pelelangan yaitu :

1. Pola pertama (kunjungan ke toko/pemasok), adalah proses pelelangan melalui pemberian informasi langsung ke tempat calon pemasok oleh TPK dan Panitia, karena jarak yang terlalu jauh atau situasi tidak memungkinkan para pemasok datang ke desa. Hal ini biasanya untuk bahan/alat yang langka di daerah, contoh: mesin/genset/generator, atau jembatan gantung (konstruksi bagian atas beserta pemasangan jika hal ini tidak bisa dilakukan oleh masyarakat). Penjelasan meliputi lokasi penempatan/penyimpanan barang/alat yang dibutuhkan agar pemasok memahami keadaan desa. Informasi diberikan bersama formulir penawaran yang harus diisi oleh calon pemasok dan setelah selesai diisi langsung diserahkan kembali kepada TPK dan Panitia.
2. Pola kedua (pemasok berkunjung ke desa), yaitu pemasok diundang untuk mengikuti penjelasan di desa. Penjelasan disampaikan oleh TPK dan Panitia desa di satu atau beberapa lokasi kegiatan tentang jenis bahan dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan serta lokasi penempatan/penyimpanan barang. Agenda penjelasan ini dicantumkan dalam undangan maupun papan informasi. 
3. Pola ketiga, adalah melakukan proses pelelangan langsung untuk beberapa desa sekaligus di satu desa (bukan kantor kecamatan). Desa yang tergabung bisa terdiri dari satu cluster, atau pun penggabungan lainnya. Jika dilakukan pelelangan gabungan yang harus diperhatikan adalah kontrak dengan pemasok harus dibuat tiap desa. Bila acara lelang digabung, maka tidak mungkin mengadakan peninjauan langsung di lapangan. 

c.    Pembuatan Penawaran

Pada proses pembuatan penawaran ini dipergunakan dua macam cara:

• Pembuatan penawaran cara langsung, yaitu suatu cara penawaran oleh  calon pemasok dengan mengajukan penawaran langsung setelah selesai penjelasan dari TPK dan Panitia, berikut:

1. Pada saat pertemuan acara pelelangan di desa atau;
2. Pada saat TPK dan Panitia berkunjung ke tempat calon pemasok.

Formulir penawaran ini harus disediakan oleh TPK dan Panitia. Cara penawaran langsung ini dipakai pada pelelangan pola pertama dan pola ketiga.

•  Pembuatan penawaran cara tidak langsung, yaitu suatu cara penawaran oleh calon pemasok dengan membuat penawaran setelah acara penjelasan di desa, namun penyerahan kepada TPK dan Panitia dilakukan beberapa hari kemudian sesuai jadwal yang ditentukan. Penyerahan pada saat sebelum acara pembukaan penawaran (acara pelelangan). 

Alternatif lain penawaran cara tidak langsung yaitu penyampaian penawaran dapat dilakukan melalui pos. Cara ini dilakukan jika  pemasok jauh dari lokasi kegiatan dan tidak mungkin datang langsung untuk memberikan penawaran.

Hal Penting Diperhatikan :

• Contoh penawaran selengkapnya terdapat pada Formulir Petunjuk Teknis Operasional (PTO). 
• Semua penawaran harus ditandatangani oleh pemasok atau wakil resmi. TPK dan Panitia wajib hadir, dan sebanyak mungkin warga desa diundang dan hadir. Paling sedikit ada beberapa tokoh masyarakat menyaksikan proses (sebaiknya tim pemantau diundang).

Pada artikel kali ini merupakan kelanjutan dari “Prosedur Pengadaan Barang & Jasa” yang meliputi :

d.   Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Untuk penetapan calon pemenang pelelangan, maka sebagai kunci keberhasilannya adalah transparansi yaitu pada saat penawaran dibuka oleh TPK dan Panitia harus disaksikan oleh wakil masyarakat dan selanjutnya diumumkan hasilnya.

Adapun cara penetapan pemenang pelelangan ditentukan berdasarkan kriteria sebagai berikut:

1. Pada pelelangan langsung, pemasok yang dapat dipilih sebagai calon pemenang berlaku hanya pemasok-pemasok yang menghadiri acara di desa.
2. Pada pelelangan  tidak langsung, pemasok yang dipilih sebagai calon pemenang adalah berdasarkan atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok dalam amplop tertutup, walaupun sebagian wakil atau seluruh pemasok tidak hadir.
3. Identitas, pemasok yang dipilih sebagai calon harus ada identitas jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri.
4. Penentuan pemenang, dilaksanakan secara langsung dengan cara  mempertimbangkan penawaran harga yang terendah dan kualitas yang memenuhi persyaratan, tetapi tidak menutup kemungkinan pemenang ditentukan setelah mempertimbangkan faktor lain seperti jadwal pengiriman dan jaminan persediaan volume sesuai kebutuhan.
5. Penawaran terendah, jika terjadi harga penawaran terendah di atas RAB (sebagai Owner Estimate) namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK, FT-Kec dan FT-Kab melalui bukti hasil survei harga ulang.  
6. Penawaran terlalu tinggi, bila semua harga penawaran dirasakan terlalu tinggi, TPK dan Panitia dapat membatalkan hasil pelelangan.
7. Penawaran ulang, dapat diulangi secara langsung, atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana. Untuk mengatasi masalah seperti ini disarankan pelaksanaan pelelangan ulang memakai proses pelelangan pola 1. Bila acara pelelangan telah diselesaikan, maka TPK dan Panita harus secepatnya mengumumkan hasil keseluruhan tentang pelelangan, termasuk  pemenang pelelangan, sebagai berikut:
8. Pengumuman kepada masyarakat, meliputi hasil penawaran beserta kelengkapannya, dan berita acara pelelangan.  Copy atau salinan dokumen ditempelkan pada papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat dan mudah dilihat.
9. Pengarsipan, bahwa hasil-hasil dari proses pelelangan harus disusun dan dimasukkan pada arsip TPK. Arsip ini harus disimpan dan dapat dilihat sewaktu-waktu oleh masyarakat, baik pada masa pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan.

e.        Pembuatan Perjanjian

Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok membuat dan menandatangani perjanjian.  Perjanjian memakai Formulir Surat Perjanjian Kontrak termasuk persyaratannya, yang ada pada Formulir PTO. Pasal pada perjanjian dapat dilakukan modifikasi sesuai kebutuhan setempat, dan sebagai contoh diuraikan di bawah ini:

1. Mencantumkan pasal tentang sanksi, dibuat untuk antisipasi bila pemasok tidak memenuhi perjanjian. Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK jika pemasok tidak mampu atau melakukan pelanggaran atas perjanjian. Pada prinsipnya, pemasok terikat dengan perjanjian, dan TPK dapat menggunakannya sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.  Pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.
2. Perjanjian harus dilampiri dengan jadwal pengiriman bahan, untuk memudahkan pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan penempatan bahan.
3. Khususnya untuk alat berat selain mesin pemadat, harus dicantumkan persyaratan pencapaian kualitas pekerjaan misalnya dengan gambar dan lokasinya (lihat prosedur penggunaan alat berat) serta sanki kepada pemasok jika tidak dapat memenuhinya.
4. Bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK berhak memberikan sebagian dari  pekerjaan ini kepada pemasok yang lain (dengan harga yang sama).  TPK memberi peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.

Modifikasi perjanjian tidak boleh merugikan masyarakat (prosesnya tetap didahului dengan musyawarah TPK dan Panitia serta wakil masyarakat).  Bila pemasok tidak menyetujui dengan persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK dan Panitia berhak mengundang pemasok berikutnya untuk membuat perjanjian, tetapi tetap menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.